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传统纸质材料在管理和使用过程中存在诸多不利因素，而磁盘、光盘、彩照、录像带等归档材料易受潮、受损，借助信息数字化在社会各领域的拓展，档案归档的材料由原始的纯纸材料向多样化发展，如磁盘、光盘、录像带、彩色照片等，要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的。

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数字档案馆方案费用档案扫描集档案扫描、ocr识别、文档管理等技术于一体，能够快速、自动地将纸质介质上的数万份文件、档案、图书、杂志等转化为电子(数字)文本和图像，实现高速信息检索。

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